Come organizzare un meeting di successo
Il termine meeting è usato in lingua italiana per indicare diverse tipologie di incontri o riunioni soprattutto nel mondo del lavoro. L’organizzazione di un meeting di lavoro richiede impegno, passione, precisione, determinazione e una buona dose di energia, creatività e progettazione. Le riunioni di lavoro si organizzano per prendere decisioni, rafforzare il team, delineare nuove idee, risolvere i problemi e fare il punto della situazione sui progetti in corso. Sono utili per tenersi aggiornati e integrare il proprio lavoro con quello dei collaboratori.
Quali indicazioni seguire per pianificare un meeting di successo?
- Definire l’obiettivo principe e cosa si intende raggiungere. E’ necessario che si abbia ben presente il motivo per cui si è deciso di pianificare una riunione di lavoro. Un meeting in cui l’oggetto è ben delineato comunicato a tutti i partecipanti è fondamentale per la sua riuscita.
- Si consiglia anche di redigere con cura e precisione una scaletta per punti da seguire come ordine del giorno.
- Selezionare accuratamente i partecipanti della riunione, dando loro un adeguato preavviso al fine di dare del tempo per prepararsi adeguatamente.
- Scegliere la location giusta che sia raggiungibile con facilità, preferibilmente vicino alle fermate principali dei mezzi pubblici. Inoltre, deve essere accogliente, confortevole e adatta alle necessità degli organizzatori. Dotata della necessaria e funzionale strumentazione tecnica (videoproiettore, stampante, pc, wi-fi, lavagna a fogli mobili etc), di un angolo ristoro e un’area di accoglienza.
Come condurre un meeting di successo?
- Il giorno del meeting è importante che si rispettino gli orari e il programma pianificati. Il moderatore deve essere capace di coinvolgere tutti i partecipanti incoraggiandoli al dialogo e alla condivisione di idee e opinioni.
- Durante l’incontro prendere nota dei commenti emersi riportandoli possibilmente in modo scritto su una lavagna a fogli mobili. E riassumere i principali argomenti trattati, in questo modo tutti i partecipanti hanno la visione immediata degli argomenti emersi.
- Elencare le conclusioni e concordare un piano d’azione condiviso.
- Se la riunione si protrae per ore prevedere delle pause per fare in modo che i partecipanti possano recuperare energia e concentrazione, offrendo un caffè o un veloce lunch.
